Elle doit établir un plan détaillé de mise en œuvre du système, ainsi que le calendrier et le budget de l'opération. ? Description et diagramme de la saisie et du stockage des données de base. En outre, le spécialiste a su tirer parti des renseignements que lui fournissaient en permanence la direction et le personnel au sujet de l'information ayant besoin d'être communiquée au siège. Si, dans certains logiciels, le format des rapports est facile à modifier, dans d'autres, cette opération est plus compliquée et ces modifications peuvent nécessiter une aide extérieure. ? 4, 1.4 L'utilisation d'un système d’information de gestion doit-elle être, nécessairement aussi frustrante ? 2.4.3  Le système de comptabilité français. section 2 L’ITÉ E U O - R Lorsque l'on fait le produit du REN-, DEMENT RETRAITÉ DE L’ACTIF, et du MULTIPLICATEUR DES FONDS PROPRES, l'actif total est éliminé au numérateur et au dénominateur, et il ne reste plus que le résultat net, retraité, et le total des fonds propres, c'est-à-dire dire le REN-, RETRAITÉ DES FONDS PROPRES comparent le résultat net (ou. ? Des vitres électriques ou un régulateur de vitesse sont des options coûteuses qui n'existent peut-être même pas pour le modèle envisagé. Université Cheikh Anta Diop1, Institut Sénégalais de Recherches Agricoles2, Émission de chèques, ? Windows 95 se rapproche du type de système d'exploitation qui sera utilisé à l'avenir, mais son point faible tient à ce qu'il doit être compatible avec les anciennes applications. Après avoir établi un organigramme fonctionnel, il doit prendre du recul pour déterminer les points critiques du système et ceux auxquels sont prises des décisions. ? Si 4120 identifie les commissions perçues sur les prêts, le code 4120-12-11-01 caractérise le produit des commissions sur les prêts aux particuliers (code de programme 12) de l'agence 1 de la région centrale (code d'agence 11) qui sont affectées au fonds de trésorerie générale (code de bailleur de fonds 01). Pourtant, les responsables des institutions qui ont fait cet investissement ? Les indicateurs décrivent deux types d'impact. Certains programmes comptables plus perfectionnés permettent d'utiliser des caractères génériques pour désigner une série de numéros plutôt que des chiffres précis. De plus, si les prêts accordés aux femmes sont d'un montant nettement inférieur à ceux accordés aux hommes (ce qui est le cas lorsque les femmes ont la possibilité d'emprunter pour financer des activités commerciales, tandis que les hommes empruntent pour financer des activités de production), elles peuvent détenir une part de l'encours du portefeuille de crédits bien inférieure à ce que leur proportion dans la clientèle totale ne le laisse penser. Les institutions de microfinance ont d'autres besoins en matière de gestion de l'information, notamment pour la gestion des ressources humaines. Les RATIO D’ADÉQUATION DES LIQUIDITÉS permettent d'estimer la capacité de l'institution à faire face aux dépenses et à la demande de nouveaux prêts prévues sur une période d'un mois, par exemple. Côté machines, le système doit être disponible quand on en a besoin. Montant net du portefeuille de crédits par agence, Accepte les dépôts d'épargne et opère par le biais d'agences. En suivant cet indicateur dans le temps, on peut voir si cette marge se modifie et s'il convient de retraiter le taux d'intérêt perçu sur les prêts ou la rémunération de l'épargne. Quels indicateurs peutelle utiliser pour évaluer l'augmentation de la productivité, les réductions de coût, et les améliorations apportées aux services et aux procédures internes ? Pour une institution de microfinance, la question de la viabilité financière revêt une importance cruciale ; or, les pratiques comptables normalisées ne permettent pas de décrire avec exactitude la façon dont une institution peut fonctionner de manière durable une fois qu'elle cesse de recevoir des ressources des bailleurs et des subventions. •   la sécurité et la confidentialité des informations. Les écarts entre les taux d'inflation, les taux de change et les pouvoirs d'achat observés dans les différents pays compliquent les comparaisons internationales. Il existe maintenant des milliers de nouvelles institutions de microfinance de par le monde. Le rapport F2 : PROJECTIONS DES FLUX DE TRÉSORERIE ne peut donc être uniquement tiré du système d'information. ils coûtent généralement moins de 200 dollars. ? De toute évidence, chaque institution de microfinance doit établir son plan comptable en fonction d'opérations, de structure et de besoins d'information qui lui sont propres. Écart de rendement                                ? En d'autres termes, lorsque celle-ci se dégrade, l'indicateur doit systématiquement enregistrer une détérioration. Le siège a besoin de rassembler un volume énorme de données mais, comme les agences ne sont pas en mesure d'informatiser leurs activités, BRAC utilise à la fois le système informatique du siège et les systèmes manuels de ses agences. les systèmes de sécurité des serveurs et des terminaux et l'accès à ces installations ; ? Lorsque l'on établit le budget d'un système d'information de gestion ou que l'on compare les prix de différents systèmes, il est important de considérer le coût total, y compris celui de la maintenance et de l'appui technique, avant de prendre une décision. situation des remboursements par taille de prêt ou type d'entreprise, par exemple ? Le mieux est de répartir les utilisateurs en groupes, généralement par service. La plupart des institutions de microfinance sont toutefois des organisations à but non lucratif qui poursuivent des activités financières dans le but de servir la société. La première se plaint de devoir encore attendre l'approbation d'un nouveau prêt alors qu'elle a remboursé son emprunt depuis plusieurs semaines déjà. ? Il se peut qu'il faille modifier le niveau des intérêts et des commissions applicables aux opérations de crédit en fonction de l'évolution du coût moyen des capitaux empruntés. Dans certains cas, les systèmes utilisés par d'autres institutions de microfinance et des banques commerciales pourront être achetés et personnalisés à un prix sensiblement inférieur à celui des systèmes connus dans le monde entier présentés ici, et bénéficieront en outre d'un meilleur appui. sont en effet énormes : une décision malencontreuse peut faire perdre des semaines car il faut alors réintroduire les données dans le système, et peut causer des mois de déconvenues parce que les soldes et les calculs ne correspondent pas à la réalité. L'affectation d'un chiffre de contrôle permet de vérifier que les données seront bien saisies dans le compte voulu. Toute institution de microfinance constituée en société a des fonds propres et tient les comptes ci-après : Capital investi par les actionnaires de l'institution. Dans notre exemple, ce rendement est négatif, ce qui signifie que l'institution opérerait à perte si elle n'avait accès qu'à des financements aux conditions du marché. ? Depuis que le système d'information de gestion a été mis au point, son principal concepteur a quitté l'ADEMI, mais il continue d'assurer l'essentiel de la maintenance sur la base d'un contrat à quart temps. Subventions devant être utilisées pour financer les programmes hors crédit. Ce rapport offre une présentation normalisée aux fins de cette analyse. 6. Afin de protéger les intérêts des parties en cause, les autorités de contrôle suivent de très près l'évolution du MULTI-. •   La fiabilité, la pertinence et l’intégrité des informations. Les colonnes 8 à 11 indiquent depuis combien de temps le prêt est en retard, en l'inscrivant dans l'une des périodes définies par l'institution. bénéfice) retraité et les actifs de l'institution, c'est-à-dire l'investissement des actionnaires. Ils peuvent inclure les sommes versées par les investisseurs ou les bailleurs de fonds et les bénéfices non distribués. Ce problème se pose lorsqu'on met en place un nouveau système de gestion de portefeuille utilisant de nouvelles mé-, Le système de gestion du portefeuille s'avère la composante du système d'information la plus délicate à élaborer. ? La direction de l'institution peut utiliser les informations qu'il fournit pour déterminer, par exemple, si une forte proportion de l'épargne émane d'un pourcentage relativement faible de déposants, ainsi que le nombre de comptes dont le montant est inférieur au seuil minimum de rentabilité. Pour ce faire, il est utile de répondre aux questions ci-après : ? Cours Complet sur le Grafcet et Exercices Corrigés : Un cours détaillé avec des exercices corrigés. ? Les données financières doivent être entrées par petits groupes (moins de 50 comptes à la fois) et les totaux pour chaque groupe être vérifiés manuellement par rapport aux dossiers établis manuellement dans l'ancien système, puis comparés aux listes imprimées par le nouveau système. Le personnel de l'institution doit suivre l'évolution des résultats budgétaires au moyen du compte développé présenté dans le rapport D6. Il convient d'utiliser le nouveau système parallèlement à l'ancien pour contrôler sa fiabilité, vérifier si les calculs sont exacts et s'assurer que les méthodes employées sont compatibles avec les contrats de prêt. 1. ? Il est utilisé depuis plusieurs années par d'autres institutions, à la grande satisfaction de leur personnel. L'efficacité a également augmenté, sous l'effet de la baisse des dépenses en pourcentage du portefeuille. Programme perfectionné de constitution de dossiers ; formules de prêt multiples ; et dispositif de contrôle du crédit. Copies de tous les formulaires utilisés pour recueillir ? Informations destinées aux utilisateurs extérieurs, Caractéristiques des données et des informations aux différents niveaux d’utilisation, Source Champ couvert Niveau Horizon Actualité Précision Utilisation de détail temporel des informations, Extérieure             Varié                   Simplifié                   Futur                   Ancienne                Imprécise           De temps à autre, Interne            Circonscrit               Développé                   Passé                     Récente                   Exacte                 Fréquente, Source : Adapté de Rolland Hurtubise, Managing Information Systems : Concepts and Tools (West Harford, Conn. : Kumarian, 1984). somme des amortissements comptabilisés pour l'exercice en cours et les exercices antérieurs (voir le compte 5630 ci-après). L'important est de créer des numéros de compte analytiques. ? Plus important, une base de données permet de créer des systèmes d'information fonctionnels. En principe, plus l'institution utilisera et connaîtra son système d'information de gestion, plus elle sera en mesure de résoudre les problèmes, et moins l'appui technique sera cher. 146 pages. Les directeurs régionaux, responsables de plusieurs agences, n'ont pas besoin d'informations sur les différents comptes et ne recevront donc qu'une partie des rapports. L'exemple ci-après permet toutefois de se faire une idée : il a fallu une douzaine de semaines de travail pour entrer les données dans le nouveau système d'information de gestion d'une institution servant 4 000 clients et gérant quelque 10 000 comptes (épargne, crédits et parts sociales). Fondamentalement, le modèle conceptuel est une interprétation de la structure du système et des besoins de l'utilisateur. Le système d'information de gestion d'une institution de microfinance se compose de deux systèmes fondamentaux, le système de comptabilité et le système de suivi du portefeuille. Dépenses liées aux programmes d'une institution offrant plusieurs types de produits qui se distinguent des services financiers qu'elle offre par ailleurs. pal, au paiement des intérêts ou d'autres frais. Ajustement au titre des bénéfices/(pertes) résultant des fluctuations de monnaies étrangères. Il ne faut donc épargner aucun effort pour convaincre les bailleurs de fonds d'utiliser les rapports de gestion produits régulièrement plutôt que des rapports établis spécialement à leur intention. Si, par contre, la majeure partie de l'épargne qu'elle détient a été déposée à titre de garantie et est liée à l'encours de crédits, ce ratio présente moins d'intérêt. montant passé en provision pour couvrir des pertes futures sur l'encours de crédits. Compensation quotidienne des comptes d'attente et, ? L'élaboration d'un système d'information de gestion représente l'une des tâches les plus importantes que doivent accomplir les institutions de microfinance, en particulier celles qui élargissent leur champ d'activité. Cette formation sera-t-elle assurée en interne ou par une source extérieure ? B : R                      ’ACTIVITÉ DE CRÉDIT, B1 : ÉCHÉANCIER DES REMBOURSEMENTS DE CRÉDITS, Utilisateurs :        Clients, personnel de terrain, Périodicité : Sur demande Groupement : Prêt unique. Quels sont les indicateurs ou les ratios clés dont les utilisateurs doivent suivre l'évolution pour remplir correctement leur mission ? Pour ce faire, elle peut se fonder sur le TAUX DE RÉÉCHELONNEMENT DES PRÊTS, qui compare l'encours des crédits rééchelonnés à l'encours total. Le compte de résultat regroupe toutes les charges d'exploitation, c'est-à-dire les dépenses associées à la gestion du portefeuille de crédits, qu'il s'agisse de crédits en cours ou de placements et de dépôts. ? Un nombre croissant d'institutions de microfinance élargissent leur champ d'activité, et leurs responsables sont de plus en plus conscients de la nécessité d'améliorer leurs systèmes d'information. En se basant sur le plus utile de ses nouveaux indicateurs, la BALANCE ÂGÉE DU PORTEFEUILLE À RISQUE, BRAC peut classer l'encours du principal des crédits en fonction du nombre d'échéances manquées et, partant, identifier la situation et le profil des remboursements de mois en mois. Les mécanismes de protection de l'intégrité des données visent à protéger les données de toute perte accidentelle ? Le directeur de l'exploitation énumère les informations requises par un nouveau membre du Conseil d'administration pour la prochaine réunion : rapport financier et d'activités comparé au budget, nombre de clients par taille de prêt, et présentation d'un rapport sur le portefeuille de crédits à risque. Les indicateurs de la qualité du portefeuille de crédits sont placés en tête de liste et font ici l'objet d'un examen approfondi en raison de l'intérêt qu'ils présentent pour les institutions de microfinance. Les problèmes de centralisation et les retards bureaucratiques surgissent lorsque l'information quitte l'agence. Situation et gestion de la trésorerie. L'observation de cet indicateur permet d'isoler les effets de la nature des clients de ceux de la croissance de l'institution, les emprunteurs fidèles obtenant des prêts d'un montant systématiquement croissant, et de vérifier le niveau économique des nouveaux clients22. Les versements suivants sont-ils échelonnés régulièrement ? ou même la correction des bogues ? Lorsque ces dernières ont des fonds propres importants, bénéficient de prêts bonifiés, ou encore lorsque le taux d'inflation est élevé ou variable, cet indicateur ne fournit aucune information utile, et ne permet pas de comparer la situation de différentes institutions. Le nombre de nouveaux prêts a atteint 1 400 (contre 1 350), pour un montant de 235 000. Il n'existe aucun programme du type WordPerfect ou Lotus 1-2-3 qu'une institution puisse commander, installer et utiliser pour satisfaire 80 à 90 % de ses besoins d'information. configurer le système, ? un prêt peut être en retard de trois échéances, mais la situation est moins grave si le client a récemment effectué un remboursement que s'il n'a rien payé depuis 90 jours. Dans le cadre de ce système, les comptables doivent indiquer les mouvements de fonds à l'intérieur de l'institution toute entière, et enregistrer la manière dont ces fonds sont reçus et les ressources utilisées pour produire ou fournir des biens et des services. 7. D'autres encore sont requises de façon ponctuelle, et le système doit alors être capable de les produire à la demande. il existe déjà un manuel de l'utilisateur bien conçu pour chacun de ces logiciels, tandis que ce n'est souvent pas le cas pour les systèmes personnalisés ou maison, les programmeurs concentrant leurs efforts sur le développement et la maintenance du logiciel plutôt que sur l'élaboration d'un bon manuel de l'utilisateur ; ? L'annexe 3 passe en revue certains ouvrages qui seront utiles aux institutions se dotant d'un système d'information ; et, pour finir, l'annexe 4 présente certaines informations sur des logiciels de systèmes d’information de gestion internationaux. L'analyse des ratios doit être menée avec discernement, en prenant en compte les divers facteurs susceptibles d'influer sur les ratios financiers, La nécessité de produire régulièrement des indicateurs de la qualité du portefeuille a sans doute été le moteur principal du développement de systèmes d’information de gestion performants. Les services de consultant, qu'il est recommandé d'utiliser, se montent à 300 livres sterling par jour, plus les frais de déplacements et les dépenses accessoires. Le système de gestion du portefeuille d'une institution de microfinance est un outil complexe et il mérite d'être conçu avec soin de manière à être adapté à l'institution et à ses produits financiers. munes (par exemple, caisses, encours et charges à payer). Les comptes de contrepartie ont une valeur négative et leur montant vient en déduction de ceux des comptes auxquels ils sont associés. Par exemple, si de nombreux clients peuvent être contactés par téléphone, leurs numéros figureront dans le rapport sur les impayés. Lorsqu'une institution de microfinance utilise des dettes à court terme pour financer des prêts à plus long terme, elle s'expose à un risque de taux. Au terme de sa planification stratégique, COMPARTAMOS a décidé qu'il lui fallait, en priorité, se doter d'un système d'information de gestion et déléguer des responsabilités aux bureaux régionaux et aux agences. Montant des bénéfices (ou pertes) accumulés depuis la constitution de l'institution. Une planification prospective et un « surinvestissement » dans l'immédiat peuvent parer à bien des déboires par la suite. ? Il est difficile de répondre à cette question. Le système de comptabilité est avant tout influencé par le plan comptable (chapitre 2), tandis que le système de suivi du portefeuille l'est par la stratégie, les procédures et la méthodologie (chapitre 5). Les institutions de microfinance fixent normalement, en début d'année, des objectifs pour leurs indicateurs d'activité (nombre de crédits décaissés, nombre de clients actifs), ainsi que pour leurs postes budgétaires (dépenses, revenu généré, encours du portefeuille). le logiciel coûte beaucoup moins cher qu'un système maison ; ? Il faut systématiquement protéger par un mot de passe l'accès aux logiciels financiers, tels que les logiciels de comptabilité, afin d'empêcher toute utilisation non autorisée et de ne permettre qu'aux utilisateurs agréés d'accéder à certaines fonctions. Accepte de volumineuses informations sur les clients, grâce à la définition de nouveaux champs par les utilisateurs. Pour informatiser le système, il est possible de retenir l'une des trois options ci-après: Une institution peut décider d'adopter une démarche différente pour son système de comptabilité et son système de gestion du portefeuille. Le plan comptable doit avant tout répondre aux besoins de la direction. Modèle de section regroupant les indicateurs d’activité, 1    Entreprises recevant un premier crédit, 2    Entreprises recevant un crédit relais, 3    Total entreprises recevant un crédit, 8    Agent de crédit (équivalent plein temps), 9    Nombre moyen crédits actifs par agent de crédit, 10 Montant moyen portefeuille par agent de crédit, à reproduire pour tous les postes faisant l'objet d'un suivi, Modèle de section regroupant les indicateurs financiers et de gestion, Augmentation annuelle du nombre d'emprunteurs, Augmentation annuelle du nombre de déposants, Pourcentage des crédits aux groupes ciblés, Agents de crédit en pourcentage des effectifs, État récapitulatif des résultats d'exploitation Pour le trimestre achevé __________. Bien qu'il faille donner à tous les utilisateurs une vue d'ensemble du fonctionnement du système, la formation dispensée à chaque groupe doit être axée sur les questions les plus pertinentes par rapport à ses fonctions. ? ? Il est important d'examiner les domaines dans lesquels des incompatibilités risquent d'exister pour décider si le logiciel considéré doit être rejeté ou non. Dans l'idéal, un indicateur employé pour suivre un portefeuille de crédits doit présenter les trois caractéristiques suivantes8 : ? La responsabilité de la société informatique ne se limite pas à l'installation du système, mais s'étend aussi à la fourniture d'un appui rapide et fiable en cas de panne. Les choix sont complexes et ne cessent d'évoluer. Extrait du cours fonctions du système d’information. Cours d'initiation à l'informatique Cours complet d'initiation à l'informatique pour les débutants en informatique. La troisième représente la rémunération, par ESSOR, des techniciens chargés de moderniser les équipements informatiques et d'installer le système d'information. Ces deux guides sont assez similaires, bien que l'étude de la BID soit plus concise et concrète. L'ADEMI, en République dominicaine, est l'un des premiers grands programmes de microfinance d'Amérique latine ; c'est aussi l'un des premiers à avoir adopté un système d'information. Le chapitre 3 fournit des indications sur la manière de concevoir des rapports utiles à la prise de décision, et est complété par une section présentant des modèles de rapports parmi les plus importants pour le suivi des performances. À l'issue de cette phase, un rapport est préparé, qui guide le déroulement de la deuxième phase. Il ne ventile pas les données par agent de crédit pour réduire le volume d'informations fournies. En fait, comme pour d'autres types d'investissement, les institutions ne mettront à niveau ou ne développeront leurs systèmes que lorsque les avantages de l'opération justifieront le coût d'achat des équipements et matériels et la reconversion du personnel. Premièrement, les programmeurs de la base de données peuvent décourager les utilisateurs d'examiner ou de manipuler les données des tables en codant les informations financières importantes ou en exigeant l'utilisation de mots de passe. Cet indicateur lui permet de savoir quelle proportion du portefeuille est classée à risque et où le risque est concentré. Le premier modèle de section contient les indicateurs d'activité pour les trois derniers mois et l'exercice, et compare les résultats aux projections (voir la figure 4 ci-dessous). Le volume d'information brassé est considérable parce que BRAC saisit chaque semaine sur ordinateur les données relatives aux emprunts et à l'épargne de chaque emprunteur (et non des groupes ou des centres). L'indicateur de la VA-. L'attribution de mots de passe aux utilisateurs peut non seulement empêcher toute personne non autorisée d'avoir accès au système ou aux données, mais aussi permettre de déterminer, aux fins du contrôle et du suivi des opérations, l'utilisateur qui a procédé à certaines transactions financières ou approuvé une décision donnée. Un réseau simple de ce type accroît l'efficacité de l'information. ? 2. Même s'il contient une grande quantité de données et rend exactement compte des différentes activités, un système d'information de gestion n'offre guère d'intérêt s'il ne présente pas les informations sous une forme exploitable (voir l’encadré 3.1, page 30). Identifier précisément les besoins en matière d'information. L'objectif est de permettre aux responsables de mieux expliquer la manière dont ils souhaitent suivre les informations aux concepteurs chargés de la création des systèmes de production de ces informations. Terminologie relative aux systèmes d’information Un SIRS : Systèmes d’Information à Référence Spatiale est caractérisé par le rattachement de chaque donnée à une position dans l’espace. Les directives ci-après devraient faciliter l'obtention de résultats exploitables. Le coût annuel de l'appui technique ou des mises à jour du programme est souvent égal ou supérieur au coût initial du logiciel. Lorsqu'une institution compte un grand nombre de bailleurs de fonds, l'emploi d'un système de comptabilité par origine des fonds peut considérablement alourdir la charge de travail administratif et les frais d'exploitation. et identifié les informations qu'ils souhaitent stocker ou extraire pour chacun de ces éléments. La structure maintient ces liens par le biais de variables clés. Le CGAP tient également à remercier de leurs précieux commentaires les experts qui ont évalué le guide pratique, notamment : S. N. Kairy, BRAC ; Fermin Vivanco et Cesar Lopez, ACCION ; Elizabeth Rhyne, USAID (Agence des ÉtatsUnis pour le développement international) ; Mark Flaming et Miguel Taborga, Banque interaméricaine de développement ; Claus-Peter Zeitinger et Per Noll, IPC Consult ; Graham Perrett ; Tony Sheldon, Women's World Banking ; Bob Christen ; Lawrence Yanovitch, Lee Arnette, et Peter Marion, FINCA ; Hugh, Scott, Department for International Development, Royaume-Uni ; M. Mosharrof. ? 5.2.1  Étape 1 : Évaluation détaillée des logiciels. Des liquidités excessives impliquent qu'elle exploite mal ses ressources puisque le rendement de ses prêts et investissements à long terme devrait, normalement, être plus élevé que celui de ses disponibilités et équivalents. Procédures de relance du système et de récupération des données, 5.3.8  Étape 8 : Utilisation des deux systèmes en parallèle. Dans l'idéal, le système d'information de gestion devrait être indissociable des procédures opérationnelles de l'institution. La direction ne recevait pas en temps voulu les informations exactes sur l'évolution du portefeuille par agent de crédit, par bureau de poste et par région.